INFORMATIVA PRIVACY

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DATI PERSONALI, AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REG. UE 2016/679 IN RELAZIONE AGLI EVENTI ORGANIZZATI

Con questa informativa Webidoo S.p.A. e il Partner descrivono come trattano i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’Interessato ai sensi del Reg. UE 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 196/2003.

  1. Contitolarità del trattamento

Contitolari del trattamento dei dati personali sono Webidoo S.p.A. (di seguito “Webidoo”), con sede in Milano Via Gioberti n. 8, E-mail: hello@webidoo.com, e le Società co-organizzatrici degli eventi (“Partner”), le cui generalità e dati di contatto sono consultabili visualizzando la mail di invito all’evento.

(Congiuntamente i “Contitolari”)

  1. Responsabile della protezione dati

Il dato di contatto del Responsabile della protezione dati di Webidoo è: dpo@webidoo.com

  1. Tipologia di dati trattati

Immagini dei partecipanti all’Evento

Nel corso dell’Evento Webidoo e/o il Partner potranno effettuare video e/o scattare fotografie che ritraggono gli ospiti (le “Immagini”). Si tratta di dati personali che potrebbero essere puntualmente associati a soggetti identificati e che, in ogni caso, per loro stessa natura potrebbero permettere di identificare i partecipanti all’Evento.

Dati Identificativi e Dati di Contatto

La partecipazione all’Evento prevede anche che gli ospiti forniscano delle informazioni quali nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza (i “Dati Identificativi”), nonché indirizzo, telefono ed e-mail (i “Dati di Contatto”). Tali dati sono necessari per la valida partecipazione all’Evento, nonché per la sottoscrizione della Liberatoria e per identificare i partecipanti all’Evento ricollegandoli individualmente alle Immagini.

  1. Finalità e base giuridica del trattamento

I Contitolari operano trattamenti sui dati personali oggetto della presente informativa esclusivamente per: (i) la raccolta, l’organizzazione e la diligente conservazione delle Liberatorie in rapporto alle immagini e per la piena realizzazione dell’Evento e delle attività di follow-up; (ii) con esclusivo riferimento alle immagini, per realizzare materiale promozionale e/o a uso interno, diffondere immagini mediante la pubblicazione e alla diffusione su vari canali di comunicazione, nonché su pagine di siti web e di social network quali, a titolo esemplificativo, LinkedIn®, Facebook®, Instagram®, Twitter®, Linkedin® e YouTube®) di Webidoo e del Partner.

Inoltre, Webidoo tratta i dati personali conferiti, in qualità di titolare autonomo, per (iii) l’invio di comunicazioni informative e/o promozionali, previo consenso in calce alla presente informativa.

Con riferimento alla finalità di cui al punto i, i dati identificativi e di contatto saranno trattati per l’adempimento dell’obbligazione contrattuale (art.6 (1)(b) del GDPR). Con riferimento alle finalità di cui al punto ii, le immagini dei partecipanti, saranno trattati solo previo consenso specifico ed informato (art.6 (1)(a) del GDPR) da prestare secondo le formule in calce alla presente informativa.

In relazione alla finalità di cui al punto iii, i dati sono trattati sulla base del consenso, preventivamente prestato, dell’interessato.

  1. Categorie di destinatari dei dati personali

I Dati saranno comunicati e potranno essere conosciuti (i) da soci, amministratori, dipendenti, e/o collaboratori di Webidoo e del Partner, che hanno ricevuto debite istruzioni sul trattamento dei dati (ii) da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alla realizzazione dell’Evento, nominati Responsabili esterni del trattamento.

In ogni caso, i Dati non saranno comunicati ad altri soggetti terzi, a meno che ciò non sia necessario per adempiere a obblighi di legge, richieste dell’Autorità Giudiziaria, di Pubblica Sicurezza o di un’altra Autorità Pubblica.

  1. Modalità del trattamento

Webidoo e il Partner tratterranno i Dati con e senza l’ausilio di strumenti elettronici, informatici o automatizzati ed hanno adottato specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, organizzative e tecniche per prevenire la perdita dei Dati o il loro uso non autorizzato o illecito.

  1. Trasferimento dei dati

Non saranno effettuati trattamenti o trasferimenti dei Dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea presso Paesi che non diano garanzie adeguate di tutela dei dati personali o senza aver prima in ogni caso adottato misure adeguate di cui all’art. 46 del GDPR per il loro trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

  1. Periodo di conservazione dei dati

I Dati non saranno trattatati e conservati per un periodo di tempo superiore a quello strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti (v. Paragrafo 4 di questa informativa): in particolare, un periodo che consenta: (i) di raccogliere, organizzare, conservare ordinatamente le Liberatorie e trattare i Dati al fine di realizzare l’Evento; nonché (ii) di pubblicare le Immagini.

I Dati Identificativi e i Dati di Contatto contenuti nelle liberatorie saranno conservati per un periodo pari a quello previsto dalla normativa sulla

prescrizione, al fine di consentire la tutela in giudizio in caso di contestazioni.

  1. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

I partecipanti all’Evento sono liberi di fornire i Dati Identificativi e i Dati di Contatto e non sono tenuti a consentire alla raccolta delle Immagini contenenti la propria immagine; tuttavia, il mancato consenso al trattamento dei Dati comporterà l’impossibilità di partecipare pienamente all’Evento e/o a tutte le eventuali attività (foto ricordo, riprese, etc.) che dovessero svolgersi nel corso dello stesso.

  1. Diritti degli Interessati

I partecipanti all’Evento, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal Codice Privacy e dal GDPR. In particolare: Ai sensi degli artt. 12-23 del GDPR hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici).

Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato da Webidoo basato sul consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Al fine di esercitare i diritti, è sempre possibile contattare Webidoo all’indirizzo e-mail: hello@webidoo.it. Resta ferma la possibilità, per gli interessati, di azionare i propri diritti nei confronti del Partner le cui generalità e dati di contatto sono indicati nella mail di invito all’evento.